DMS pro úsporu i bezpečnost

Veškerá podnikatelská a obecně organizační činnost generuje čím dál větší objemy dat a bývá podmíněna prací s dokumenty různého druhu. S jedním dokumentem obvykle musí pracovat více lidí a je třeba jej nezřídka i po několika letech rychle dohledat. Při klasickém papírovém řízení vnitrofiremních procesů navíc dochází až ke dvacetiprocentním ztrátám dokumentů, nejčastěji jejich pouhým založením. Výsledkem je, že se občas nestihne včas zaplatit faktura, prodloužit smlouva či v termínu zpracovat obchodní nabídku. Perfektním základem pro práci s elektronickými dokumenty jsou systémy právě DMS, popř. systémy ECM (Enterprise Content Management, správa podnikového obsahu).

Co znamená DMS
Systém DMS představuje inteligentní úložiště elektronických dokumentů a zajišťuje jejich automatizovaný řízený oběh, a to napříč celou organizací. Jde především o možnost automatického, přitom přirozeného vynucení mnohdy velmi jednoduchých, ale vždy přesně definovaných postupů a pravidel. Díky automatizaci tak lze celý proces zpracování dokumentů znatelně zrychlit i snížit chybovost. Zavedení DMS v jakékoli podobě přináší firmám v každém případě významné úspory času zaměstnanců, efektivnější administraci a vyšší bezpečnost dat.

Už samotná cesta je cílem
Už samotné nasazování DMS přinese organizacím zajímavá doporučení na možnosti zefektivnění jejich administrativy.

Pokud je na vstupu množství papírových dokumentů, je k digitalizaci dokumentů vhodné využívat skenery, které podporují dávkové zpracování a poradí si s různorodými typy materiálů včetně těch s velkou gramáží. Dnešní pokročilé možnosti digitalizace umožňují vytěžovat data ze strukturovaných nebo polostrukturovaných elektronických dokumentů s velkou přesností. To výrazným způsobem posouvá následné možnosti automatizace procesů práce s elektronickými dokumenty.

Digitalizace je však jen začátkem cesty. Cílem je totiž využívat veškerých výhod elektronické správy a zpracování dokumentů včetně jejich automatizovaného řízeného oběhu pomocí workflow, které zásadně eliminuje chyby při nakládání s dokumenty a snižuje čas potřebný na jejich zpracování. Proces implementace DMS může firmě přinést nečekaný vedlejší užitek. Nadefinování uživatelských rolí či politik nakládání s dokumenty totiž předchází hloubková analýza procesů ve firmě poskytovatelem řešení, při které se mnohdy přijde i na možné úspory například ve vlastním nastavení procesů.

Centrální řízení a integrace s ERP a CRM
Díky DMS soustředíte dokumenty na jednom místě a můžete zautomatizovat jejich oběh. Vedle toho ale i zcela přirozeně ošetříte verzování dokumentů, spojování souvisejících dokumentů do elektronických spisů, můžete řídit přístupová práva uživatelů k jednotlivým dokumentům i celým složkám, získáte fulltextové prohledávání celého úložiště DMS podle klíčových slov, včetně funkce našeptávání, ale i komplikovanější ověřování, jako například automatickou kontrolu doby splatnosti na přijaté faktuře, kontrolu správnosti součtových polí apod. V neposlední řadě pak i řízení jejich životního cyklu, tedy archivaci a skartaci.

Nemusíte tak manuálně hlídat, zdali už byla faktura schválena a poslána na proplacení – DMS sám generuje protokoly či statistiky o průběhu zpracování určitého dokumentu konkrétními zaměstnanci. Nehrozí tedy, že by faktura či smlouva zůstala na něčím stole, natož aby se ztratila.

Přístupová práva k dokumentům můžete libovolně nastavit pro jednotlivé skupiny zaměstnanců či konkrétní profese v organizaci. DMS tak lze jednoduše využít třeba i k interní komunikaci. Systém může na základě daných pravidel rozesílat zaměstnancům nové verze směrnic k seznámení nebo informovat vedoucí zaměstnance o potřebě absolvovat periodická školení podřízených. DMS zajistí centrální dohled nad platností dokumentů a sejme tak z vybrané skupiny pracovníků nepříjemnou odpovědnost neopomenout žádný podstatný termín.

Díky funkčnosti podpory souvisejících dokumentů lze propojovat logicky související dokumenty do jednoho elektronického šanonu.

S dobře postaveným DMS lze provádět i komplikovanější ověřování, jako například automatickou kontrolu doby splatnosti na přijaté faktuře, kontrolu správnosti součtových polí apod. Kontroly samozřejmě mohou být velmi specifické a komplexní, včetně sledování životního cyklu každého dokumentu a historie jeho průchodu organizací, rozsáhlé notifikační možnosti nebo detailní protokolování přístupů k dokumentům.

Uživatelé DMS mají k dispozici automatizované operace včetně těch navázaných na prostou změnu stavu dokumentu, dále pokročilou kategorizaci dokumentů, fulltextové vyhledávání omezené jen na určitou kategorii dokumentů, jistotu práce s aktuální verzí, historii úprav, agendové balíčky předpřipravených typů dokumentů, jako například řízená dokumentace, a smlouvy. Vítanou možností bývá i propojení s externími systémy, zejména ERP nebo CRM, ale také například se systémy datových schránek nebo registrem smluv.

Ve své podstatě lze jakýkoli údaj získaný z dokumentu ověřovat proti ostatním prvkům podnikové informační architektury, např. ERP nebo CRM – záleží jen na míře integrace.

Řízení oběhu dokumentů pomocí workflow
Nárůst efektivity se ale nejvíce projevuje u řízení oběhu dokumentů pomocí workflow. Pokročilé možnosti definice rozličných schémat pro oběh dokumentů napříč celou organizací umožňuje výrazně zkrátit čas nutný k dokončení např. schvalovacího procesu obchodní smlouvy, nebo přijaté faktury. Možnost definovat sekvenční anebo paralelní schémata workflow, v případě potřeby i s podmíněným průběhem (např. faktury nad 500 000 Kč musí schválit také alespoň jeden člen představenstva) skýtá příležitosti pro významnou úsporu času. Typickými zákazníky jsou firmy s ISO certifikacemi, nebo laboratořemi. Procesy vývoje interních předpisů, jejich schválení a publikace lze také pokrýt nástroji DMS. Charakteristickým úkolem pro DMS je prokazatelné seznámení zaměstnanců s dokumenty anebo opakující se potřeba přezkumu platnosti dokumentu v jeho stávající podobě.

Archivace v DMS
Obecně klade legislativa čím dál vyšší nároky na uchovávání dokumentů spojených s podnikáním a vyžaduje jejich dlouhodobou archivaci, proto je běžnou součástí DMS také podpora archivace včetně řízeného přístupu do archivu a navazující skartace.

Zvláště se to týká akreditovaných laboratoří nebo také podniků s certifikací ISO, pro které je řízená dokumentace činnosti nezbytná. K dokumentům, které je třeba zpracovávat v rámci procesů dané firmy, ovšem nepatří jen faktury nebo smlouvy, ale také e-maily, technické výkresy, zvukové záznamy či videonahrávky. Ty všechny je třeba ukládat a pracovat s nimi, což DMS výrazně zjednoduší, takže se zaměstnanci namísto papírování mohou věnovat úkolům, které firmě generují hodnotu a zisk.

Na rozdíl od tradičních papírových archivů mají ty elektronické menší nároky na fyzický prostor a nabízí obdobné funkce, které mají uživatelé k dispozici pro práci s „živými“ dokumenty. Jde zejména o velice snadné vyhledání archivovaného dokumentu. Kromě toho se elektronický archiv také snadněji zálohuje či obnovuje v případě nějaké katastrofické události.

DMS a bezpečnost
Elektronická správa dokumentů je výhodná i z pohledu bezpečnosti – od řízení přístupu k jednotlivým kategoriím, konkrétním dokumentům a verzím přes kontrolu oprávněnosti k prováděným úkonům až po podrobné protokolování. Obvykle nechybí ani šifrování, a to jak na úrovni obsahu, tak i komunikace.

Podpora legislativy
Každá česká právnická osoba, a mnohé další, také musí povinně využívat datové schránky. A jednou z výhod pokročilých DMS je možnost integrace právě se systémem datových schránek. V rámci tohoto propojení lze dokumentové workflow nastavit tak, že příjem zprávy z datové schránky probíhá automaticky včetně plné podpory následného zpracování. Stejně, jako kdyby šlo o jakýkoli jiný dokument.

Vedle datových schránek je pro orgány veřejné správy a příspěvkové organizace, aby DMS uměl bezpečně komunikovat i s Centrálním registrem smluv (ISRS), a to nejlépe automatizovaně publikovat v ISRS anonymizované podoby smlouvy.

V neposlední řadě by měly bezpečnostní vlastnosti usnadnit také naplnění náležitostí daných legislativou nebo povinnými či dobrovolnými normami. Zejména jde o nařízení GDPR, které očekává aktivní přístup k ochraně osobních údajů a jednoznačné zjištění, koho se případné úniky vlastně dotkly.

On-site nebo v cloudu?
DMS lze samozřejmě nainstalovat jako lokální on-premise řešení. To znamená počáteční investici v řádu stovek tisíc, ale třeba i milionů korun, pokud je potřeba posílit hardware a síťovou infrastrukturu.

DMS řešení jako služba, tzv. SaaS, je oproti tomu možné jednoduše rozšiřovat o další funkcionality. Navíc ve formě služby může měsíční nájemné představovat náklad jen ve výši několika tisícovek. Jde o stavebnice s jednotným základem, který je nasazen u všech zákazníků a následně je lze rozšiřovat o moduly dle potřeb konkrétní firmy. Ty lze upravit a celou službu nakonfigurovat i pro velmi specifické požadavky. V takové podobě je možné DMS zákazníkovi přizpůsobit srovnatelnou měrou jako na míru ušitý systém on-premise.

DMS eDoCat od Onlio
Společnost Onlio dodává komplexní systém pro správu dokumentů pod názvem eDoCat. Ten je postavený na základech světově uznávaného řešení Alfresco Community Edition jak pro Linux, tak i pro prostředí MS Windows. Podporuje strojové vytěžování ze všech strukturovaných a polostrukturovaných dokumentů. Naplňuje veškeré výše uvedené funkčnosti a požadavky na DMS a lze jej provozovat jak on-site, tak v cloudu. Onlio umožňuje vyzkoušet si cloudové DMS i jako dočasný proof of concept v reálných podmínkách a na vlastních vybraných datech.

Pavel Nykl pracuje jako obchodní ředitel společnosti Onlio, která dodává DMS eDoCat