Už máte datovou schránku?
Datové schránky se jako nový nástroj eGovernmentu objevily v polovině roku 2009. Stát touto cestou začal garantovat způsob předání elektronických dat. Jsou zřízené na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a následujících vyhlášek. Tento informační systém veřejné správy ISDS, který provozuje Česká pošta, mění způsob doručování úředních dokumentů a řeší jedno z důležitých úskalí zaručeného elektronického podpisu – možnost prokázat, že jím podepsaný dokument skutečně byl odeslán na adresu příjemce.
Úřady (instituce veřejné správy) musí mezi sebou komunikovat ze zákona pouze touto cestou. Komunikovat prostřednictvím datových schránek musí i s podnikateli, kteří datovou schránku mají (je-li to povahou dokumentu umožněno). Dokumenty, konkrétně úřední listiny odeslané do datové schránky jsou opatřeny elektronickým podpisem konkrétního úřadu. Na druhé straně takový elektronický podpis nemají datové schránky podnikajících subjektů. Podpis není u datových schránek potřeba, protože integritu dokumentu zajišťuje identifikátor datové schránky. Znamená to, že dokument má stejné právní účinky jako by byl písemný a podepsaný. K čemu je pak podnikatelům elektronický podpis? Některé dokumenty musí podepsat více osob a to je situace, kdy datová schránka nestačí.
Ze zákona byly datové schránky zřízeny povinně právnickým osobám. Zbylí podnikatelé (živnostníci) nebo i nepodnikající mají možnost zřídit si datovou schránku dobrovolně. Nabízí se otázka, zda má smysl zřídit si datovou schránku? Odpověď je zřejmá. Ano, má smysl si zřídit datovou schránku už jen proto, že si podnikající fyzické osoby zjednoduší komunikaci s úřady, kterou mohou vést elektronicky. Měsíční přiznání k DPH, hlášení odvodů na sociální, zdravotní, nemocenské pojištění aj. se výrazně urychlí a zlevní.
Náklady na provoz datových schránek hradí stát, ale protože sedí na Ministerstvu vnitra lišky podšité, navrhly úsporné opatření, které by zpoplatnilo každou zprávu odeslanou prostřednictvím datového systému – tzv. příspěvek 16 Kč (s DPH). Zatím není známé, kdy a jestli vůbec dojde k reálnému zpoplatnění datových schránek. Vzhledem k narůstajícímu množství odeslaných zpráv dochází ke snižování nákladů na jednu zprávu (v roce 2012 je to cca 12 Kč). V současnosti je možné připlatit si za některé služby. Myslíme např. uložení dokumentů na delší období, tzn. nad standardní dobu 90 dní, poté jsou zprávy obvykle smazány (tzv. datový trezor).
O založení datové schránky žádají osoby nezapsané v obchodním rejstříku (tzn. že všechny právnické osoby nemají datovou schránku zřízenou automaticky!). Právnické osoby nezapsané v obchodním rejstříku mají obvykle za povinnost doložit, že jsou jako žadatelé oprávněni za společnost jednat (jmenovací dekret, notářský zápis z valné hromad atp.). Pokud žadatel dané dokumenty nedoloží, bude vyzván Ministerstvem vnitra o doložení oprávnění.
Žádost o zřízení nebo zneplatnění datové schránky probíhá prostřednictvím specializovaných formulářů, které jsou dostupné v systému Czech POINT. Jestliže jsou všechny kontroly na straně ISDS v pořádku, je vám schránka zřízena do tří dnů. Založení potvrdíte svým podpisem a získáte číslo datové schránky. Pro každou datovou schránku máte jiné identifikační číslo a heslo (nelze vlastnit více datových schránek na jedno identifikační heslo). Zjistí-li systém, že nemůže vaší žádosti z různých důvodů vyhovět (např. nesoulad s informačním systémem evidence obyvatel), pak musíte žádost řešit ve standardním správním řízení.
I pro datové schránky platí pravidlo „fikce doručení“. Z pohledu zákona se stává úřední dokument doručený do datové schránky doručeným ve chvíli, kdy se do schránky přihlásí oprávněná osoba. Nestane-li se tomu do deseti dnů, považuje se dokument za doručený, přestože nebyl vyzvednut. Za poplatek si můžete nastavit upozornění každé příchozí zprávy na mobilní telefon nebo zdarma na e-mail.
Chcete-li se přidat k již asi 470 tisícům vzniklých datových schránek, můžete využít informační linky 270 005 200 nebo se poradit na portálu www.datoveschranky.info, kde kromě jiných informací naleznete formuláře žádostí.
