Technologie pomáhají s návratem do kanceláře

„Dodržování bezpečných rozestupů pro firmy znamená, že často nemohou obsadit kanceláře tak, jak byly zvyklé. Zaměstnance musí rozsadit dle nového klíče a zamezit jejich shlukování ve společných prostorách, jako jsou výtahy, kuchyňky či relaxační zóny. To ovšem znamená, že dokud bude platit pravidlo sociálního distancování, bude vždy alespoň část zaměstnanců muset pracovat z domova. V závislosti na epidemiologickém vývoji může tento stav trvat i do konce letošního roku,“ říká Jonathan Appleton, ředitel asociace ABSL, která v ČR sdružuje firmy z oboru podnikových služeb. Právě tyto společnosti jsou typickým příkladem nájemců velkých kancelářských parků. Průměrně zaměstnávají zhruba 400 lidí, výjimkou ale nejsou ani centra čtyřikrát větší. První zkušenosti a propočty přitom ukazují, že ve většině firemních kanceláří bude po zavedení nových pravidel využitelných pouze 40 % prostor. I proto firmy umožnily v první fázi návrat jen malému procentu zaměstnanců, ve valné většině případů šlo o 15 nebo 30 %.

S návrhem nového rozmístění pracovních stolů či využíváním kanceláří tak, aby nebyla překročena maximální možná a bezpečná kapacita, mohou firmám pomoci i technologie. Například společnost Colliers přišla s online kalkulátorem, který snadno spočítá počet využitelných pracovních stolů v prostoru kanceláře. Kromě samotného uspořádání kanceláří potřebují firmy také řídit a monitorovat počet zaměstnanců a jejich pohyb v prostorách firmy. Vedle dodržení nařízených bezpečnostních rozestupů to má i další důležitý důvod, a sice schopnost snadno odhalit, kdy a s kým byl který zaměstnanec v kontaktu v případě, že se začne znovu šířit koronavirová nákaza. Podobný nástroj si například sama vyvinula společnost AB InBev. „V pražském centru AB InBev se zaměřujeme na vývoj a využití nových technologií v našich procesech. Potřeba sociálního distancování v kancelářských prostorech nás inspirovala k vývoji vlastní aplikace, která by našim zaměstnancům umožnila rezervovat si svá místa v kanceláři. Tato snadno použitelná aplikace poskytne našim zaměstnancům potřebnou flexibilitu a zároveň zaručuje správné odstupy v souladu s vládními nařízeními,“ říká Jaromír Staroba, ředitel tohoto centra podnikových služeb společnosti, která se zabývá výrobou a prodejem piva a celé řady nealkoholických nápojů. Aplikace umožní rezervaci místa jen stanovenému počtu zaměstnanců. Nemůže se tedy stát, že by se v kancelářích objevilo více pracovníků, než kolik dovoluje nově nastavená kapacita.

Firmy řeší i způsob, jak rozpoznat zaměstnance, u kterých propukla nákaza, a jak šíření této nákazy zamezit. Při vstupu do kanceláře proto zavádějí měření teploty svých lidí, a to často automatizované – stačí projít rámem. „V úvahách se také objevují nástroje pro bezdotykové ovládání výtahů, kávovarů či osvětlení anebo dokonce hlasové ovládání vybavení zasedacích místností. Zní to možná trochu jako sci-fi, ale očekáváme, že brzy to bude nová realita kancelářských parků,“ říká Jonathan Appleton a dodává: „Poslední měsíce ukázaly, že náš sektor zvládá díky masivní digitalizaci hladce fungovat i v mimořádných situacích. Déle trvající potřeba práce z domova nebo dokonce nastavení tohoto modelu jako ,nového normálu` obor nijak neohrozí. Naopak, krize podnítila mimořádnou kreativitu lidí a posunula celou řadu procesů na vyšší úroveň.“ Nový rozměr dostala zejména péče o zaměstnance a podpora jejich činnosti, kromě nejrůznějších sportovních, relaxačních či vzdělávacích aktivit firmy pro své lidi realizovaly i online program pro děti či cizojazyčné zpravodajství pro zaměstnance z řad cizinců.