Dokumenty už jedině digitálně

Přestože firmy stále více komunikují mezi sebou i se státní správou elektronicky, stále je třeba počítat se zpracováním papírových dokumentů. Vyhledávání a archivování listinných dokumentů je přitom zdlouhavé a drahé. Proto se papírové dokumenty digitalizují, aby bylo možné se všemi podklady pracovat v elektronické podobě a nastavit jednotné procesy pro jejich předávání, zpracování a archivování.

Přínosy digitalizace

Hlavním přínosem digitalizace je ale především úspora nákladů na archivaci a skladování stohů papírových dokumentů. Řešení pro digitalizaci lze přitom pořídit i bez jakýchkoli investičních nákladů – formou služby poskytované outsourcingovým dodavatelem. Digitalizovat lze i stávající papírový archív a jeho obsah zpřístupnit zaměstnancům na základě uživatelských oprávnění. Do digitálního archívu se následně přidávají všechny další dokumenty, které dorazí do firmy v papírové i elektronické podobě včetně například i zpráv z datové schránky.

Office manažerky oceňují využití digitálního archívu pro spisovou službu a upozorňování na splatnost faktur. Od ředitelů je pozitivní odezva na verzování dokumentů, zejména smluv, kde je prokazatelné autorství jednotlivých změn. Office Cloud od společnosti Office Depot tak chrání odpovědné osoby, neboť lze i po letech prokázat, kdo se jakým způsobem na tvorbě smlouvy podílel, kdo a kdy ji schválil.

Vytěžení papíru

Digitalizace listinných dokumentů má dvě hlavní podoby. Tou základní je prosté skenování dopisů, smluv, faktur, dodacích listů a dalších papírových dokumentů, které do firmy přicházejí. Digitalizovaný obraz dokumentu je následně podle firemních procesů zpracován a uložen do digitálního archívu. Pro tento účel stačí firmě běžné dokumentové skenery nebo multifunkční tisková zařízení, lze ovšem využít i skenovací služby externího poskytovatele. Nevýhodou této metody je, že není digitalizován samotný obsah dokumentů, takže například není možné v něm vyhledávat. Digitalizované obrazy dokumentů se proto opatřují tzv. metadaty, zjednodušeně řečeno popisky charakterizujícími jejich obsah.

Pokročilá metoda digitalizace zahrnuje i vytěžení jejich textového obsahu, který je plně digitalizován a díky tomu může být zpracováván elektronickou cestou. V plně digitalizovaném obsahu dokumentů lze nejen rychle vyhledávat, ale také je možné jej automaticky předávat do dalších podnikových systémů, jako je účetnictví nebo ERP či manažerské systémy. Pokročilou digitalizaci a vytěžení obsahu dokumentů řeší specializovaný software, jehož nasazení se vyplatí spíše velkým firmám a organizacím, které potřebují digitalizovat značné množství papírových dokumentů a pracovat s jejich obsahem.

Pro archivování dokumentů v elektronické podobě je samozřejmě nutné splnit i určité legislativní požadavky, které stanovuje zákon č. 227/2000 o elektronickém podpisu. Aby měl elektronický dokument dostatečnou právní oporu (a mohl sloužit třeba i jako důkaz u případného soudního sporu), musí být zajištěna jeho neměnnost, právní odpovědnost a doba vzniku. Proto se digitální dokumenty opatřují elektronickým podpisem nebo kvalifikovaným časovým razítkem.

Dokumenty pod kontrolou

Digitální zpracování a archivování dokumentů umožňuje rovněž i detailní kontrolu jeijch využití konkrétními zaměstnanci. Přístup k dokumentům lze řídit na základě propracovaného systému oprávnění na úrovni pracovních skupin (týmů či oddělení) i jednotlivých uživatelů. Vždy je zaznamenáván datum a čas přístupu zaměstnance ke konkrétnímu dokumentu i způsob, jakým s ním pracoval (prohlížení, tisk, odeslání e-mailem atd.). Rovněž lze sledovat i vývoj jednotlivých verzí dokumentů a provedené úpravy.

Další úroveň kontroly nad digitálními dokumenty představují bezpečnostní systémy, které chrání citlivé dokumenty před odesláním mimo podnikovou síť, vytištěním nebo uložením na externí médium (USB flash disky apod.). Digitalizace dokumentů je přitom jedním ze základních předpokladů jejich zabezpečení před zneužitím, neoprávněným pozměněním či odcizením. Při správně nastavených pravidlech pro pravidelné zálohování dokumentů je digitalizace rovněž nejlepším prostředkem ochrany před ztrátou důležitých dokumentů.

Kdykoli a kdekoli

Digitalizace dokumentů se stává standardem, ale firmy které chtějí získat a udržet si konkurenční výhodu jdou dnes ještě o krok dále. Aktuálním požadavkem je zpřístupnění archívu dokumentů nejen z prostředí firemní sítě, ale i z jakéhokoli zařízení připojeného k internetu. Okamžitý, mobilní přístup ke všem potřebným podkladům ocení nejen manažeři a obchodníci na cestách, ale rovněž i další zaměstnanci, pracující z různých důvodů alespoň občas z domova či jiného místa. Oběh dokumentů ve firmě se tím výrazně zrychluje, protože je možné, v podstatě odkudkoli, schvalovat pracovní cesty, faktury či smlouvy nebo doplňovat přílohy k aktuálně zpracovávaným dokumentům.

Zpřístupnění dokumentů mimo firemní síť s sebou samozřejmě nese i jistá rizika, spojená se zařízeními, ve kterých je budou zaměstnanci používat. Během přenosu po internetu sice lze dokumenty ochránit šifrováním, ale hlavní bezpečností problém představuje ztráta či odcizení mobilního zařízení (notebooku, tabletu či smartphonu), ve kterém zaměstnanci dokumenty používají.

Služby typu Office Cloud se postarají o zpřístupnění firemních dokumentů ve všech zařízeních vybavených internetovým prohlížečem a přístupem k internetu, aniž by to pro firmu znamenalo riziko ztráty či odcizení důležitých dat. Zprovoznění služby nevyžaduje zdlouhavou analýzu a implementaci, vše je nastaveno a zprovozněno během několika dnů. Není potřeba ani časově náročné školení uživatelů – práce s dokumenty v mobilních zařízeních je velmi intuitivní, takže postačí jen krátké zaškolení. Solidní dodavatelé cloudových řešení pro mobilní přístup k dokumentům nabízí ke svým službám i přehledné materiály a poskytují uživatelskou podporu.

Služba Office Cloud nabízí zajímavou alternativu klasických softwarových on-premise instalací s řadou výhod a nových možností. Je maximálně dostupná při zachování vysoké bezpečnosti dat a její poskytovatel zajišťuje kompletní provoz a údržbu. Další výhodou je rychlé a flexibilní zprovoznění služby – vlastní základní nastavení je podle společnosti Office Depot otázkou jednoho dne.

Nižší náklady a vyšší efektivita

Platformy pro mobilní přístup k dokumentům lze rozdělit na tradiční řešení, provozovaná přímo firmou která je využívá, a cloudové služby, za jejichž provoz a dostupnost zodpovídá externí dodavatel. Cloudové služby pro zpřístupnění digitálních dokumentů v mobilních zařízeních mají pro firmy hned několik zásadních přínosů. Především se firma vyhne investicím do vlastní infastruktury, složené z potřebného hardwaru a softwaru, protože celou službu čerpá na základě předplatného, které se nejčastěji odvíjí od počtu uživatelů, kteří mají ke cloudovým službám přístup. Pokud by se firma rozhodla pro implementaci tradičního systému na digitalizaci, správu a zpřístupnění dokumentů, lze podle dlouhodobých zkušeností očekávat návratnost takového řešení v rozmezí 24 až 36 měsíců. Investice do cloudové služby, u které odpadají nejen implementační, ale i provozní náklady, jsou oproti tomu ve stejném období zhruba poloviční.

Návratnost investice do digitalizace a řešení mobilního přístupu k dokumentům vychází ze zvýšené výkonnosti firmy či organizace, úspory času zaměstnanců, zefektivnění procesů, rychlejšího oběhu a zpracování dokumentů a snížení chybovosti. Příslušné technologie jsou připraveny a z ekonomického hlediska není na co čekat.